Bu yazımda yapı denetim kuruluşlarının çalışmalarında sıkıntı yaşamaması için minimumda oluşturmak zorunda oldukları birimleri ve çalışma prensiplerini anlatmaya çalışacağım.Aynı zamanda 2001 yılından bu yana yapılmış hataları da inceleyecek ve mümkün olduğunca bu hatalardan yalıtılmış bir çalışma yapmaya çalışacağım.
Yapı denetim kuruluşları minimumda üç birimli bir sistem kurmak zorundadırlar.Bunlar: Şantiye birimi, büro birimi ve yönetim birimidir. Bu birimlerden birinin aksaması yada olmaması hata potansiyeli yüksek bir çalışma sistemini oluşturur.
Bu birimlerin yanında firmanın büyüklüğüne bağlı olarak muhasebe birimi, arşiv birimi,ilgili idareler birimi de oluşturulabilir.Bu birimlerin birbirleri ile bazı konularda iletişime geçmesi ve görev paylaşımını gerçekleştirmesi gerekir.
Bu görev paylaşımına şimdi bir örnek vermek yerinde olacaktır.Bir hakediş işlemini gerçekleştirmek için aşağıdaki işlemlerin gerçekleşmesi gerekir
1- İnşaat birimi inşaat seviyelerini haftalık olarak yönetim birimine cizelge şeklinde rapor eder
2- Yönetim birimi yapı denetim yazılımı sayesinde büro biriminin girmiş olduğu hakediş ve hesaba yatan tutarlara bakıp ilgili seviye için yeterli paranın olup olmadığına bakar.Yeterli ödeme olması halinde büro birimine hakedişi çekmesi talimatını verir.Hakediş çekmek için tutarın yeterli olmaması halinde yapı sahibi ile görüşüp ilgili hesaba para yatırtıktan sonra büro birimine hakediş çekme talimatı verir.
3- Büro birimi kendisine verilen hakediş oranını çektikten sonra hakediş dosyası hazırla ve inşaat biriminden beton döküm tutanakları, kalıp-demir kontrol tutanakları, 7 ve 28 günlük beton rapor sonuçları ve diğer tutanakları ister. Bunları hakediş ekine koyarak ilgili idareye gönderir.
4- Muhasebe birimi hakediş tahsilatını gerçekleştirir ve muhasebe programına işler
5- Muhasebe birimi tahsilatı gerçekleştirdikten sonra büro birimine hakedişin web sayfasında ödendi yapılması için bilgi iletir.
Bu örnekte görüldüğü gibi birimlerin iletişimlerinde net prosedürler işletilmeli ve oto kontrol sağlanmalıdır.
Birimlerin görevlerini yaklaşık olarak şöyle sıralayabiliriz
1-Büro Birimi :
• Bakanlık web sayfasında yibf girişi yapmak çıktı alıp yapı sahibi ve yapı denetim yetkilisi tarafından imzalanmasını sağlanmak.(tüm sayfalar paraflanacaktır) Çıktısı alınan sözleşmeden imzadan sonra iki kopya alınacak ve kopyalara kırmızı renkli surettir kaşesi basıldıktan sonra surettir kaşeli bir sözleşme yapı sahibine verilecektir.
• Bakanlığın sayfasında yönetim biriminin verdiği Yibf için hakediş işlemleri yapmak,seviye onay işlemlerini ilgili idareden yaptırmak ve hakediş dosyasının eksiksiz hazırlanmasını sağlamak.Yapı denetim firmasında kalacak olan hakediş nüshasında minimumda hakediş çıktısı,fatura fotokobisi,personel bildirgesi,dekont,hakedişin belediyeye verildiği tarih ve sayıyı gösterir üst yazı olmalıdır.Hakediş dosyası programa işlenmelidir.
• İnşaat biriminin girdiği aylık rapor ve yapı resmini kontrol ederek bakanlığa göndermek
• Gelen - Giden Evrak işlemlerini yapmak bunları programa işlemek.Belediyeye giden evrağın imzalanması ve işleminin tamamlanmasından sonra firmaya geri getirilmesini sağlamak.Programda gerekli işlemleri yapmak.
• Yapı Denetim Personeli, Müteahhit, Şantiye Şefi, Yapı Sahibinin değişmesi halinde seviye tespit tutanaklarını hazırlamak,imalatı durdurma yazısı yazmak ve ilgili idareye 3 gün içinde teslim edilmesini sağlamak
• Tutanak ve dilekçelerin çıktısını almak.
• Denetçi ve firma izin belgelerinin sürelerini takip etmek, gerektiğinde uzatmak için ilgili işlemleri yapmak, yetkilileri konu hakkında uyarmak
• İnşaata ait dosyanın 1.sayfada belirtilen sıralamaya göre tanzimini sağlamak,eksik evrakları tamamlattırmak
• Yapı sahibinin inşaat için yatırdığı paraların dekontlarını programa işler.Dosyasında muhafaza eder.
• Programda Hakediş,Fatura,Dekont ve YİBF ile ilgili bilgilerin girişlerini yapar.
2-İnşaat Birimi :
• Yapı denetim programından Beton ve Kalıp Demir Tutanaklarının çıktısını alır. Beton imalatını kontrol eder. Şantiye defterini doldurur.
• 7 ve 28 günlük beton raporlarının gelmesini, değerlerinin kontrol edilmesi ve programa işlenmesini sağlar
• İnşaat alanına inen demirlerden numune alınması,sonuçlarının programa işlenmesini sağlar
• İnşaata gelen malzemenin kalitesini ve TSE belgesinin olup olmadığını kontrol eder
• Yapı denetim programında Resim ve Şantiye Rapor Ekle bölümüne girerek günlük inşaatta yapılan imalatı rapor olarak ekler ve çekilen resimleri programa işler.
• Yapı denetim programında Resim ve Şantiye Rapor Ekle bölümüne girerek aylık denetçi raporları için kayıt ekler ve aynı bölümden Aylık Denetçi Raporlarını çıkarır
• Yapı denetim programında Resim ve Şantiye Rapor Ekle bölümüne girerek Bakanlığa gönderilecek resim ve rapor bilgilerini girer.(Bu işlemin günlük rapor ve resim girişinden farkı bakanlık tarihinin doldurulması ve eklenen 1 adet resmin bakanlığa bildirilen resim kutucuğu işaretlendikten sonra resmin kaydedilmesidir)
• İnşaatta değişen yapı sahibi, şantiye şefi, müteahhit bilgilerini şirket yetkililerine bildirir
• İnşaat seviyelerini haftalık olarak şirket yöneticilerine bildirir.
• İnşaat ile ilgili proje ve eklerinin olup olmadığını kontrol eder. Eksiklerini tamamlattırır.
• Ana bilgisayarda paylaştırılmış olan inşaat resimleri klasörünün içine yapı sahibinin adı ile bir klasör açarak çekilen resmin tarihinde oluşturacağı bir başka klasöre şantiyeden çekilen resimleri kopyalar.
• İnşaatın seviyesine göre hazırlanması gereken tutanakların çıktısını alır ve imzalarını tamamlar ( pissu,temizsu kontrol tutanağı, iç ve dış duvarlar kontrol tutanağı, elektrik ve makina tutanaklarını ayrı ayrı çıkarmalıdır.Bu tutanaklar yapı denetim programında bulunmaktadır.)
3-Muhasebe Birimi :
Yapı denetim kuruluşlarının çok fazla gider kaleminin olmasına rağmen gelirleri sadece hakediş gelirleridir. Hizmet sektörü olan Yapı Denetim Kuruluşlarının gider kalemlerini çok iyi takip etmesi gerekmektedir.
